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Project Manager - Congress and Events
CIRSE Congress Research Education GmbH, Vienna, Wien
The Cardiovascular and Interventional Radiological Society of Europe (CIRSE) is a non-profit making, educational and scientific association aiming to improve patient care through the support of teaching, science, research and clinical practice in the field of cardiovascular and interventional radiology. Based in Vienna, the society represents more than 9,600 members and organises the largest annual IR congress in the world. Our main mission is to provide education and training to our members, to enhance patient care and to constantly improve the medical discipline of interventional radiology. We are looking for a new team member to join our Congress and Event Management Department, an integral part of our organisation with many diverse roles, from the organisation of large educational scientific events with thousands of delegates, to more exclusive meetings with only a handful of participants. In these roles, you will be responsible for the effective organisation and management of various association activities, such as congresses, courses and meetings, either independently as a project manager or collectively with the team. Congress and Events - Project Manager Congress & Event Management Department 1010 Vienna | full time | immediate start Planning and executing of projects; congresses, courses and meetings Coordinating and managing all stakeholders to deliver within project timelines, while maintaining collaborative relationships Sourcing, negotiating and contracting of existing or new suppliers; venues, service providers, housing and logistics partners Managing and maintaining effective event budgets and preparing purchasing accounts for approval by senior management Primary point of contact for internal teams and external partners and suppliers Traveling to and supporting on-site event delivery and execution Overseeing and coordinating event set-ups Analysing event success Supporting department heads and team members with other projects Minimum of two years' experience in congress and event management Fluent written and spoken English (C1 level) and German (minimum B2 level) Proficiency in MS Office tools (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) Customer focus, accuracy, stress resistance Strong communication and interpersonal skills for engagement with external stakeholders Motivation and enthusiasm to work as part of an ambitious team, as well as having the drive and self-sufficiency to work independently Desirable qualifications, skills and experience Relevant educational background (Tourism college, university degree, etc) Previous experience with hotel and flight booking systems Previous experience with event management software, in particular EventsAIR Proficiency in additional language(s) Friendly atmosphere in an international and highly-motivated team Diverse range of tasks and innovative work environment Responsibility for your own projects Travel opportunities Team-building events Beautiful office space in Vienna downtown The minimum starting salary is € 2,400 gross, with the option to negotiate based on the qualification and experience of the candidate.
(Senior) Service Delivery Manager (all genders)
smart Energy Services GmbH, Wien
Im Jahr 2013 wurde die smart Energy Services GmbH als Joint Venture zweier führender Energieunternehmen in Österreich und Deutschland gegründet. Wir positionieren uns als DER Serviceanbieter für hochwertige und effiziente Energiedienstleistungen in Österreich. Unser Erfolg sowie innovative Lösungen und die bestmögliche Betreuung unserer Energiekunden werden von rund 230 Teammitgliedern getragen. Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir zuverlässige*n und motivierte*n Kolleg*innen im Du übernimmst die Lieferverantwortung in Time, Budget und Quality für Services und Projekte. Ansprechperson: Du agierst als Schnittstelle und Hauptansprechperson für deine Kunden und stellst sicher, dass der Betrieb läuft und die SLAs eingehalten werden. Kundenbedürfnisse identifizieren: Du erkennst Kundenbedürfnisse und entwickelst passende Lösungskonzepte. Ticketverfolgung: Deine Verantwortlichkeiten umfassen die Verfolgung offener Tickets, Störungen, Anfragen sowie operative Angelegenheiten im JIRA-System. Anforderungsmanagement: Du bist für die Erfassung neuer Anforderungen verantwortlich, überprüfst und klärst die Akzeptanzkriterien in Zusammenarbeit mit den internen Fachexperten und behältst den kontinuierlichen Fortschritt im Auge. Angebotslegung: Du bist zuständig für die Erstellung von Angebote für neue Kundenanforderungen bzw. Change Requests. Eskalationsmanagement: Du bist verantwortlich für das De-Eskalationsmanagement, sowohl bei externen als auch internen Angelegenheiten, durch proaktives Eingreifen in Krisensituationen. Monitoring und Reporting: Du überwachst aktiv die Bereitstellung von Energiedienstleistungen und die Einhaltung der Service Level Agreements für unsere Kunden. Du erstellst regelmäßige Analyse und Auswertungen und präsentierst diese Berichte anschließend deinen Kunden. Prozessoptimierung: Du engagierst dich aktiv für die kontinuierliche Verbesserung der bestehenden Geschäftsprozesse im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Ausbildung: Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Uni, FH, HTL, HAK, HLW) oder vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung: Du hast bereits einschlägige Berufserfahrung im B2B Bereich bzw. Consulting idealerweise in der Energiewirtschaft oder Dienstleistungsbranche gesammelt. Kundenorientierung: Du hast eine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung und erkennst Kundenbedürfnisse. Du berätst hinsichtlich Technologie- und Prozessfragen und bringst dich dabei auch in Sales-Prozesse ein. Service- und Projektmanagement: Du besitzt fundierte Kenntnisse im Bereich Service Level Agreements (SLAs) und verfügst über umfangreiche praktische Erfahrung im Projektmanagement. Kommunikationsstärke: Du bist eine kommunikationsstarke Persönlichkeit, die andere anleiten und überzeugen kann und in Hands-On Mentalität: Du packst mit an scheust dich nicht davor auch mit Kunden zu kommunizieren und arbeitest eigenständig und strukturiert. Moderation und Entscheidungsprozess: Du organisierst und moderierst Workshops und Meetings und begleitest Entscheidungsprozesse. Teamplayer: Du bist ein Teamplayer und zeichnest dich durch deine Lösungs- und Ergebnisorientierung aus. IT-Kenntnisse: Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Tools (vor allem Excel) und verfügst über Erfahrung mit Jira. Sicherer Arbeitsplatz in einem erfolgreichen Dienstleistungsunternehmen in der Energiewirtschaft. Flexibilität: Du entscheidest, wann du arbeitest – wir bieten dir ein Gleitzeitmodell. Work-Life-Balance: Hybrides Arbeiten mit bis zu 50% Homeoffice. Benefits: Essenszuschuss, Homeoffice Pauschale, Geburtstagsgutschein, Firmenevents, Treueprogramm und Gesundheitsmaßnahmen. Team: Ein dynamisches Umfeld mit motivierten und neugierigen Kolleginnen und Kollegen. Kultur: Flache Organisationsstrukturen und eine gelebte Du-Kultur. Bürostandort: Modernes Office in zentraler Lage mit U-Bahnanbindung (U3). Top Gehalt! Wir bieten ein Bruttomonatsgehalt ab EUR 3.567,74. Das tatsächliche Gehalt wird entsprechend deiner Qualifikation und einschlägigen Erfahrung vereinbart. Top Leistungen! Zusätzlich zum Fixgehalt erhältst du eine leistungsorientierte Prämie (Auszahlung im Folgejahr).